В процессе внедрения программного обеспечения «1С:Управление производственным предприятием 8» (УПП), сотрудникам фирмы исполнителя зачастую необходимо донести до руководства и специалистов заказчика информацию о том, как именно в типовой конфигурации реализован учет затрат на производство.
Целью данной статьи является помощь сотрудникам фирмы исполнителя и заказчика в достижении единства используемой терминологии.
Мы рассмотрим основную схему, вокруг которой строится типовой функционал. Но необходимо иметь в виду, что возможности типовой конфигурации не исчерпываются представленным описанием. Схема описывается по состоянию на конец 2009 года (релиз УПП 1.2.24.1).
В работе часто приходится сталкиваться с тем, что финансовые директора – выпускники современных бизнес-школ, главные бухгалтера предприятий, построенных в СССР, и главные бухгалтера коммерческих фирм, изучавшие учет на программе «1С:Бухгалтерии 7.7» и собственных ошибках, одни и те же вещи называют по-разному, а разные – одинаково. Программное обеспечение «1С: Управление производственным предприятием 8» имеет собственную терминологию, которую не все сразу воспринимают правильно. Эти расхождения в терминологии создают отрицательную оценку квалификации сотрудника фирмы-внедренца, знающего конфигурацию, но не имеющего опыта самостоятельного ведения учета.
Все затраты в УПП разделяются на две основные группы: прямые (производственные) и остальные (косвенные). Статьи затрат, которые относятся к обеим группам, входят в единый справочник «Статьи затрат». Характер затраты указывается для каждой статьи затрат, и разделение идет именно по характеристике: что это за затрата, какой бухгалтерский счет будет задействован и как корректно вести по ней документооборот.
Разделение на две группы находит свое отражение и в составе задействованных регистров накопления. Для прямых затрат используется регистр «Незавершенное производство» и его аналоги по видам учета, для косвенных – регистр «Затраты» и его аналоги.
Как правило, в УПП прямые затраты называются «Производственные затраты», а косвенные – просто «Затраты».
В справочнике характер затрат необходимо указывать более конкретно: производственные, общепроизводственные и т.д. С точки зрения ведения документооборота, как было сказано выше, всего две группы. Прямые нужно оприходовать и распределить на выпуск, а косвенные – только оприходовать, они распределятся автоматически.
С косвенными расходами (в данной статье термины «затраты» и «расходы» означают одно и то же) дело обстоит проще, поэтому мы сначала разберем их. Под косвенными в данном случае ограничимся общепроизводственными, общехозяйственными и коммерческими расходами (брак рассматривать не будем, поскольку это дополнительная возможность, которой не все пользуются). Косвенные расходы могут быть материальными и нематериальными. Пользоваться ими удобнее, чем прямыми, их удобство заключается в том, что они в конце месяца распределяются на себестоимость автоматически. Необходимо аккуратно пользоваться распределением общепроизводственных и общехозяйственных расходов (если заказчик не использует директ-костинг). Далеко не каждый заказчик согласится изменить структуру затрат, даже если на 20-м счете у него неразбериха. Уговаривать в данном случае бессмысленно, на это могут быть основания, о которых специалисту фирмы-внедренца узнать неоткуда.
Чтобы автоматическое распределение работало, его надо один раз правильно настроить: из справочника «Статьи затрат» по кнопке «Перейти» заполнить «Способы распределения статей затрат» и «Способы распределения статей затрат организаций».
Грамотно приходовать – значит указывать в документах правильную статью затрат с видом расходов, относящихся к косвенным, например в поступлениях товаров и услуг или требованиях-накладных. При этом если документ отражается в бухгалтерском учете, будет заполняться счет затрат. Впоследствии его не следует менять вручную на другой, правильный с точки зрения бухгалтера. Если должен использоваться другой счет, то надо выбирать и другую статью затрат.
Таким образом оприходованные затраты в конце месяца автоматически будут распределены в зависимости от их вида и от указанного для статьи затрат способа распределения.
С прямыми расходами дело обстоит сложнее.
Они также могут быть как материальными, например, материалы и полуфабрикаты, и нематериальными (прочими). К прямым расходам относится оплата труда рабочих, непосредственно производящих продукцию, или услуги сторонних организаций, оказывающие влияние на себестоимость только каких-то конкретных изделий или групп изделий. Чтобы правильно вести учет прямых затрат, надо четко понимать, что регистр «Незавершенное производство» это не свалка, которую представляет собой 20-й счет у некоторых бухгалтеров. Аналитика этого регистра значительно шире аналитики 20-го счета, и требования к правильному вводу первичной документации значительно строже.
Как указано на рис.2, прямую затрату надо, во-первых, отнести на затраты (также говорят: списать на затраты), во-вторых, распределить (указать распределение) на выпуск, и, в-третьих, если все сделано правильно, она войдет в себестоимость при расчете себестоимости выпуска в конце месяца. Это правило относится ко всем прямым затратам, с единственным исключением: учет оплаты труда производственных рабочих на закладках «Тех. операции», «Исполнители» и «Распределение тех.операций» документа «Отчет производства за смену» содержит в себе и отнесение и распределение. Чтобы точнее понять, о чем речь, представьте себе, что вы перед приходом гостей поехали в гипермаркет и в числе прочих продуктов купили 2 одинаковых торта, одним решили угостить гостей, а другой оставить для себя. Если бы сервировкой стола занимались не вы, то перед тем, как поместить торты в холодильник пришлось бы прицепить к ним записки «для гостей» и «не брать». Если вам вдруг захотелось узнать, сколько денег на каждого из гостей вы потратили, то при разрезании торта следовало бы записать, какую часть торта съел каждый гость. В конце нужно было бы сопоставить стоимость закупленных тортов, оставшийся торт в холодильнике и долю, пришедшуюся на каждого из гостей.
Применительно к учету затрат можно сказать, что поместить торты в холодильник – это списать затраты в производство, а прицепить к тортам записки «для гостей» и «не брать» – указать аналитику списания. Распределить на выпуск – это указать, какую часть торта съел каждый гость.
Рассчитать себестоимость выпуска – сопоставить стоимость, торт в холодильнике и размер каждого из кусков торта.
Требование совпадения аналитики отнесения на затраты и распределения на выпуск означает: во-первых, распределяется только торт, на котором было указано «для гостей», а во-вторых, торт, предназначенный для гостей, в том случаи, если съеден целиком, то он должен быть распределен между гостями целиком.
Возвращаясь к косвенным расходам, отметим, что раз для них нужно указывать распределение только при настройке, то и затраты на торт между гостями распределились бы не по фактическому размеру кусков, а по некоему правилу, например, поровну.
Первый этап – отнесение на затраты. На рис. 5 показаны наиболее распространенные способы, сгруппированные по физическому смыслу понесенных затрат.
Второй этап – распределение затрат на выпуск. На рис. 6 и 7. показаны наиболее распространенные способы, а также сгруппированные по физическому смыслу исходных затрат. Как указывалось выше, оплата труда производственных рабочих при отражении на закладках «Тех. операции», «Исполнители» и «Распределение тех.операций» документа «Отчет производства за смену» содержит и отнесение зарплаты на затраты, и ее распределение на выпуск.
Распределение затрат на выпуск (см. рис. 6 и 7), можно делать в момент выпуска, заполняя соответствующие закладки документа «Отчет производства за смену». Но можно выполнить и позднее, с любой удобной периодичностью: раз в день, раз в неделю, или даже однократно, в конце месяца. По материальным затратам – документом «Распределение материалов на выпуск», по нематериальным – документом «Распределение прочих затрат». В этих документах имеются хорошие механизмы автозаполнения. Фирма исполнитель всегда может сделать свою обработку заполнения с учетом специфики заказчика и встроить ее в документы через справочник внешних обработок, не трогая собственно конфигурацию программы.
Возвращаясь к рис.2, для формирования себестоимости нужно провести выпуск, и последним этапом рассчитать себестоимость выпуска.
Контролировать правильность процесса расчета себестоимости позволяет отчетность.
Обычные для бухгалтеров ведомости по счетам затрат использовать, разумеется, можно. Но хотелось бы отметить, что в силу недостаточности информации на этих счетах (всего 3 аналитических разреза), нахождение каких-либо ошибок, используя только эти ведомости, представляется, по меньшей мере, трудоемким процессом.
По семейству регистров «Незавершенное производство» (по прямым расходам) отчетность выводится в отчете «Ведомость по производственным затратам». Поскольку при расчете себестоимости выпуска косвенные затраты (в первую очередь общепроизводственные), включаются в себестоимость, то после проведения расчета ведомость покажет не только чисто производственные затраты, но и дополнительно вошедшие косвенные.
По семейству регистров «Затраты» (по косвенным расходам) отчетность выводится в отчетах «Затраты» и «Ведомость по производственным затратам».
Узнать, что было указано к распределению на выпуск, можно из отчета «Затраты на выпуск продукции». Разница с отчетом «Ведомость по производственным затратам» состоит в том, что до расчета себестоимости выпуска в отчете «Ведомость по производственным затратам» указываются оприходованные затраты (возвращаясь к примеру, стоимость обоих тортов целиком). А в отчете «Затраты на выпуск продукции» - только затраты, для которых уже указано распределение на выпуск (доля от торта «для гостей», записанная для каждого, в данном случае только в количественном выражении). Причем вне зависимости от того, оприходованы эти затраты или нет. Записать, кто и сколько съел, можно вне зависимости от того, известно ли, сколько тортов было, предназначено для гостей или нет.
Если расчет себестоимости выпуска выдает сообщения об ошибках, очень часто эти ошибки связаны с тем, что требование совпадения аналитики отнесения на затраты и распределения на выпуск не выполняется. Например, сумма долей торта, съеденных гостями, составляет не один торт, а полтора. Или на торте написали «для гостей», а при указании, кто и сколько съел, забыли внести, какой именно торт распределяется. Для того чтобы была возможность подобные ошибки искать, в прямых затратах существует отчет «Анализ распределения производственных затрат», а в косвенных – «Анализ распределения затрат».
Если найдены ошибки, и они не связаны с полнотой внесения первичных документов и настройками распределения, их можно корректировать: изменяя задним числом уже внесенные документы или используя механизм корректировок (рис. 13).
Если же имеются количественные расхождения в незавершенном производстве, то существуют механизмы работы и с ними (рис. 14).
Особо отметить следует документ «Корректировка НЗП». Этот документ предназначен для корректировки аналитики отнесения на затраты, а не для корректировки собственно самих затрат.
Например, положив торты в холодильник, на них можно прицепить пустые бумажки, и уже впоследствии написать на них «для гостей» и «не брать». Это как раз случай корректировки аналитики. При этом торт останется тортом, и салатом он не станет, превращать торт в салат, используя механизм корректировок, неправомерно.
В заключение, хотелось бы рассмотреть возможность оперативного учета материалов в незавершенном производстве.
Как указывалось выше, записать, кто и сколько съел, можно вне зависимости от того, известно ли, сколько тортов предназначалось для гостей, или нет. Неважно клали ли свежие торты в холодильник, или они стояли на столе с прошлого дня рождения. Для того чтобы вести учет более жестко, можно отдельные номенклатурные позиции включить в оперативный учет в НЗП. В этом случае для не отнесенных или неправильно отнесенных на затраты материалов будет невозможно указать их распределение на выпуск. Но надо иметь в виду, что эту возможность хотят использовать многие, но реально ей пользоваться получается далеко не у всех, в силу ряда причин: не позволяет специфика документооборота, не вполне соответствующие действительности спецификации (нормативы расхода материалов) на изделия и ряд других.
Типовая конфигурация УПП обеспечивает возможность ведения учета затрат на производство. Для прямых и косвенных затрат характерна разная структура документооборота.
В целом процесс учета затрат разделяется на три основных действия:
Понимание приведенного подхода поможет лучше объяснить заказчику возможности и принципы работы учета затрат в УПП и повысить качество внедрения.