Сравнение программ 1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8 и 7.7

В этой статье делается попытка сравнить и выявить наиболее значимые преимущества программы "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" над программой "1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений 7.7". Статья будет полезна тем бухгалтерам бюджетных учреждений, которые стоят перед выбором учетной программы.

Сравниваем программы «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» и «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений»

Вот и пришло время перехода с программы «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» на программу «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8». Принять такое решение бухгалтеру бюджетного учреждения не просто.

Как любой прагматик, он хочет знать наиболее существенные преимущества новой программы. А это ведь не только красивый и дружественный интерфейс. Хотя, справедливости ради, следует отметить, что интерфейс программы «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» отличается в существенно лучшую сторону. Тем не менее, главное это все-таки функционал программы. То есть степень автоматизации и полнота регистрируемых хозяйственных операций, а также гибкие, настраиваемые средства формирования различных отчетов.

С официальной информацией о преимуществах новой программы рекомендуем ознакомиться на сайте http://v8.1c.ru/budgacc. На этом ресурсе приведена обширная и очень важная для пользователя информация о программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8». Правда, она носит достаточно обобщенный характер. В предлагаемой же читателям статье делается попытка сравнить обе программы и выявить конкретные преимущества этой программы.

1. План счетов и бюджетная классификация

1.1 План счетов

Основой любой бухгалтерской программы является план счетов. В программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» изначально используется план счетов, утвержденный инструкцией 148н. В программе «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» для описания плана счетов существует три объекта. Это собственно ЕПСБУ, справочник «Настройка плана счетов» и справочник «Рабочий план счетов».

На начальном этапе освоения программы «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» не всегда просто осознать взаимосвязь этих трех объектов. А от этого во многом зависит правильность и эффективность использования программы.

Более того, в процессе работы возникает необходимость вносить изменения в план счетов. Пользователь семерки вынужден был делать эти правки не только в ЕПСБУ, но и в справочнике «Настройка плана счетов» и в справочнике «Рабочий план счетов». Это не очень удобно.

В «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» существует единственный объект, который так и называется ЕПСБУ. Все настройки, все изменения, которые необходимо сделать пользователю, он делает непосредственно через форму ЕПСБУ. Эта форма содержит две закладки: «Синтетические и аналитические счета» и «Полные рабочие счета».

На закладке «Синтетические и аналитические счета» приведены все аналитические и синтетические счета, утвержденные инструкцией 148н. На этой же закладке можно производить корректировку предопределенных счетов и создавать новые счета. На следующем рисунке для примера показана карточка реквизитов счета 101.04 «Машины и оборудование».

Часть реквизитов на этой форме недоступна для редактирования. Это связано с тем, что мы открыли предопределенный счет. Основные его параметры уже настроены в конфигураторе. Почти все реквизиты, расположенные на закладке «Учет на счете» очевидны бухгалтерам. Исключением является реквизит «Нет учета по балансам».

Реквизит «Нет учета по балансам»

На всех предопределенных счетах в «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» снят флаг в этом реквизите. Это означает, что любую хозяйственную операцию можно проводить в разрезе дополнительных так называемых внутри балансовых аналитических признаков. Сами эти признаки описываются в справочнике «Балансы». На рисунке в качестве примера этот справочник заполнен двумя элементами.

Пользователь может описать любое количество, но не менее двух, необходимых ему признаков. В дальнейшем при выписке любых специализированных документов, в том числе и в операциях, вводимых вручную, можно заполнить реквизит «Баланс» нужным значением из справочника «Балансы».

Внимание. Информацию в разрезе внутри балансовых признаков можно получать во всех стандартных отчетах и во всех регламентированных регистрах бюджетного учета. В регламентированных отчетах информация по внутри балансовым аналитическим признакам не выделяется.

Реквизит «Запретить использовать в проводках» и др. реквизиты.

Реквизит «Запретить использовать в проводках» и реквизиты, расположенные на закладках «Допустимые КОСГУ» и «Допустимые КВД и виды КБК» аналогичны соответствующим реквизитам в семерке, в справочнике «Настройка плана счетов». Удобство состоит в том, что настраивать эти свойства теперь можно непосредственно в карточке счета, без перехода в другой справочник.

Закладка «Полные рабочие счета».

На закладке «Полные рабочие счета» описываются те счета, которые мы используем или собираемся использовать в хозяйственных операциях. Полные рабочие счета – это совокупность счета бюджетного учета, КВД и КБК. Первоначально закладка «Полные рабочие счета» пуста. Список рабочих счетов можно заполнить вручную заранее, или по мере регистрации хозяйственных операций.

Внимание. В ближайшее время фирма 1с планируется предусмотреть автоматическое заполнение рабочего плана счетов на основании сметы на очередной год.

В программе «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» справочник «Рабочий план счетов» содержал все комбинации допустимых счетов ЕПСБУ, КВД и КБК. В итоге количество элементов этого справочника достигало нескольких тысяч единиц. Минус такого подхода в том, что на практике далеко не все эти счета использовались в бюджетном учреждении.

Кроме того, справочник «Рабочий план счетов» выполнял лишь функцию элемента учетной политике. Напрямую в хозяйственных операциях он не применялся. Кстати именно это обстоятельство сильно запутывало начинающих пользователей программы «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений». Пользователь добросовестно заполняет этот справочник и с недоумением замечает, что ни один документ не обращается к этому справочнику. У него возникает резонный вопрос: «Наверное, я что-то сделал не верно?».

Внимание. В программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» в регистре сведений «Рабочий план счетов» пользователь по мере необходимости описывает только те счета, которые он действительно использует.

1.2. Бюджетная классификация

С рабочим планом счетов тесно связан справочник «КБК». Напомним, что в «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» существуют три справочника, где хранится информация о КБК. Это справочники «КБК», «КБК балансодержателя» и «КБК счетов учреждения». Напротив, в «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» существует только один справочник «КБК». Однако он с лихвой перекрывает возможности названных трех справочников. На рисунке показана форма справочника «КБК» из программы «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8».

[an error occurred while processing the directive]

Очевидны не только визуальные отличия. Справочник «КБК» обладает расширенными функциональными возможностями. Рассмотрим их.

Иерархическая структура справочника и вид КБК.

Иерархический принцип описания КБК был и в семерке. Но там, в качестве иерархических узлов можно было использовать только группы справочника. А группы в семерке невозможно использовать в качестве составной части счета. Это ограничение платформы 7.

В программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» для справочника «КБК» установлена иерархия элементов. Это означает, что любой узловой элемент может быть составной частью рабочего счета бюджетного учета.

Следовательно, пользователь программы «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» может формировать функционально-оправданную структуру справочника «КБК». Например, на самом верхнем уровне можно указать только коды администраторов, без указания вида КБК. На рисунке это элемент с кодом 07300000000000000 «Федеральное агентство по образованию».

Если учреждение занимается деятельностью, приносящей доход, то на 2-ом уровне указываем элемент с кодом 07300000000000000 «Расходы по предпринимательской деятельности» и видом классификатора КРБ. И т.д., см. рисунок, приведенный выше.

Отборы и приказы о БК.

Кроме стандартных схем обора в программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» предусмотрен отбор по приказам бюджетной классификации и отбор по КВД. Отбор по КВД очевиден. А вот отбор по приказам требует пояснения. Начнем с того, что справочник «КБК» заполнить можно только в том случае если есть хотя бы один элемент в справочнике «Приказы о БК».

В этом справочнике описываются приказы, на основании которых данное учреждение применяет у себя ту или иную бюджетную классификацию. Чем вызвана необходимость введения этого справочника.

Во-первых, тем, что Минфин РФ эпизодически может вносить изменения в действующие указания по бюджетной классификации. Например, на рисунке отображены два приказа, это Приказ 74н и Приказ 145н.

Во-вторых, далеко не все учреждения относятся к федеральному бюджету РФ. Существует огромное количество учреждений, подчиненных органу государственной власти соответствующего субъекта РФ. Кроме того, есть учреждения, подчиненные соответствующему органу местного самоуправления. Для этих учреждений в справочник «Главы по бюджетной классификации» пользователь вносит код администратора, указанный органом власти субъекта РФ или органом муниципальной власти. В результате на уровне субъекта РФ или муниципального образования возникают дополнительные КБК. Их применение возможно только на основании соответствующих приказах о бюджетной классификации.

Разработчики программы «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» сочли целесообразным хранить информацию об этих приказах. Между элементами справочника «КБК» и элементами справочника «Приказы о БК» в конфигурации ими установлено взаимно однозначное соответствие. Поэтому при отборе по соответствующему приказу в справочнике «КБК» отображаются только те КБК, которые установлены данным приказом.

Учреждения, подчиненные органу государственной власти субъекта РФ или органу местного самоуправления при необходимости вручную создают новые элементы в справочнике «Приказы о БК».

При изменении Минфином РФ бюджетной классификации разработчики программы предоставляют возможность загрузить новые бюджетные классификаторы. Обработка «Загрузка бюджетных классификаторов», не только их загружает в базу, но и автоматически создает новый элемент в справочнике «Приказы о БК».

Внимание. В программе «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» бюджетные классификаторы можно загрузить только из внешних файлов. Напротив, программа «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» предоставляет на выбор три способа: с диска ИТС, с сайта 1С или из внешних файлов. Пользователь может выбрать любой удобный для него способ.

Допустимые значения КОСГУ.

В программе «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» допустимые значения КОСГУ предустановленны только для справочника «Классификация доходов». Напротив, в программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» допустимые значения КОСГУ предустановленны, как для справочника «Классификация доходов бюджетов», так и для справочника «Классификация источников финансирования дефицитов бюджетов».

Период действия КБК.

Во многих учреждениях с годами накапливаются многие десятки устаревших КБК. Пользователи программы «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» с этой проблемой обычно боролись следующим способом. Из справочника «КБК балансодержателя» они удаляли устаревшие КБК. Одновременно в справочнике «КБК» они создавали специальную папку, например, «Устаревшие КБК» и перемещали в нее устаревшие КБК.

В принципе эта работа простая. Однако при большом количестве КБК легко удалить нужный КБК. Конечно, его можно восстановить. Тем не менее, такая работа оказывается утомительной и чреватой ошибками.

В программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» КБК обладают периодом действия. Для задания периода действия пользователь просто заполняет реквизиты «Начало действия» и «Окончание действия».

Что это дает? При оформлении документов полный рабочий счет формируется в два этапа. На первом этапе выбираем счет, расположенный на закладке «Выбор синтетического счета». После его выбора программа автоматически актуализирует закладку «Выбор полного рабочего счета».

В этот момент на ней отображаются только полные рабочие счета для выбранного кода бюджетного учета. То есть, если мы покупаем материалы и выбрали код бюджетного учета 302.22 «Расчеты по приобретению материальных запасов», то на закладке «Выбор полного рабочего счета» будут отображаться только КБК привязанные к этому счету. Кроме того, если на момент регистрации операции в списке КБК имеются устаревшие, то отображаться в списке они не будут.

2. Справочники

Как и в семерке, в восьмерке большое количество всевозможных справочников. Рассмотрим только те из них, изменения которые существенно усилили эффективность восьмерки.

2.1 Справочник «Учреждения»

В программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» справочник «Учреждения» это автономный справочник. Это обстоятельство обеспечивает большое удобство работы с ним. Он имеет все необходимые реквизиты бюджетного учреждения. Кроме того, в нем есть группа реквизитов «Бюджетные полномочия».

В зависимости от установленных флагов на этой закладке пользователю будут доступны в документах соответствующие операции и реквизиты. Например, в документе «Бюджетные данные ПБС/АИФ» состав реквизитов определяется бюджетными полномочиями учреждения.

2.2 Справочник «Виды операций»

Практически любой документ в обеих программах может регистрировать достаточно много соответствующих хозяйственных операций. Однако в каждом конкретном учреждение многие операции могут никогда не использоваться. Программа «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» предоставляет главному бухгалтеру инструмент управления списком допустимых операций. Такой контроль осуществляется с помощью справочника «Виды операций».

В нем для каждого документа конфигурации содержатся допустимые для него операции. Если какие-то операции не нужны и есть опасения, что неопытный бухгалтер может их зарегистрировать в информационной базе, то можно снять флаги против этих операций.

Предположим, что в документе «Списание инвентарного объекта» операции «Списание НМА вследствие чрезвычайных ситуаций (401.01.273) и «Списание НМА на изготовление НФА (106)» в нашем учреждении не применяются. Чтобы исключить их случайную регистрации достаточно в справочнике «Виды операций для отбора «ОС_СписаниеИнвентарногоОбъекта» снять флаги против этих операций.

2.3 Справочник «Извещения входящие»

Перед приемкой материальных ценностей учреждение получает от вышестоящего учреждения (заказчика) извещение по форме 0504805. Пользователи программы «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» при регистрации документов поступления имеют возможность сослаться на это извещение. В дальнейшем это позволит связать партии НФА с конкретным извещением передающей стороны.

3. Учет объектов ОС

Раздел учета объектов НФА и в частности объектов ОС в программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» подвергся наиболее существенным изменениям по сравнению с программой «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений». Это обусловлено не только вводом в действие с 1 января 2009 года новой инструкции, см. Приказ Минфина РФ № 148н от 30.12.2008. В значительно большей степени нововведения обусловлены технологическими возможностями платформы 8 и желанием разработчиков предоставить бюджетникам наиболее эффективный инструмент для их повседневной деятельности.

3.1 Общая характеристика нововведений

Наиболее полное мнение о новом продукте можно получить, если подробно проанализировать все объекты, отвечающие за учет ОС, в обеих программах. Однако такое сравнение заняло бы много места и времени. Поэтому мы ограничимся некоторыми обобщенными показателями и остановимся на наиболее ярких примерах, подтверждающих преимущество программы «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8».

В таблице 1 приведены обобщенные показатели функциональности программ. Проанализируем их сущность.

Количество журналов документов.

В программе «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» предусмотрено три журнала для документов по учету объектов ОС.

• Журнал «Документы по учету ОС и НМА».
• Журнал «Документы по учету ОС в оперативном учете».
• Журнал «Учет ОС на забалансовых счетах».
• Журнал «Документы по учету НПА».
• Журнал «Журнал инвентаризации».
• Журнал «Документы по централизованному снабжению».

Хорошо это или плохо? В данном случае хорошо. В программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» количество документов существенно возросло. И это главная причина добавления новых журналов.

Количество документов.

В программе «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» предусмотрено 27 документов, а в программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» 39 документов. Из них 10 документов являются совершенно новыми.

• Ввод истории амортизации по ОС.
• Ввод истории переоценки НФА.
• Прочие поступления ОС (в пути).
• Изменение параметров состояния ОС.
• Изменение параметров амортизации.
• Списание инвентарного объекта (безвозмездная передача).
• Инвентаризация ОС (НМА,НПА) на балансовых счетах.
• Инвентаризация основных средств (забалансовый учет).
• Ввод остатков ОС в оперативном учете.
• Документ «Расчеты по возвратам».

Количество операций.

Более точным показателем степени автоматизации бюджетного учета объектов ОС является количество операций. Создатели новой программы учли опыт разработки программы «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений». Произошло не только существенное увеличение количества операций, но и выполнена их перегруппировка по документам. Насколько она окажется удобной, судить будут пользователи. Отметим, что в новой программе количество операций по учету НФА выросло с 83 до 122 операций.

3.2 Справочники

Рассмотрим некоторые новшества, появившиеся в справочниках по учету ОС.

Справочник «Основные средства».

На первый взгляд этот справочник ничем не отличается от аналогичного справочника программы «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений». Тем не менее, изменений достаточно много.

Для начала обратим внимание на кнопку «Групповое добавление». В программе «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» тоже есть групповой способ добавления однородных объектов ОС в справочник «Основные средства». Но там существует только один способ. Это способ в режиме подбора. Например, при регистрации документа «Принятие ОС к учету». При открытии справочника «Основные средства» в нем актуализируется кнопка «Групповой ввод ОС».

На практике часто удобнее сначала занести часть сведений в справочник «Основные средства», а уже потом принимать их к учету. В этой связи в программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» предусмотрено два способа группового ввода однородных объектов ОС.

• В режиме редактирования справочника «Основные средства».
• В режиме подбора элемента справочника «Основные средства».

В соответствии с Постановлением Правительства от 16.07.2007 г. № 447 бюджетное учреждение обязано вести реестр федерального имущества, полученного им в его хозяйственное ведение или оперативное управление по договорам или иным основаниям. Программа «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» предоставляет пользователям возможность ведения реестра федерального имущества.

С этой целью в карточке реквизитов ОС, на закладке «Основные сведения» имеется флаг «Включено в реестр федерального имущества». Установка этого флага актуализирует дополнительные поля для ввода регистрационных номеров в регистр сведений «Реестр федерального имущества».

Новшеством является наличие закладки «Состояние ОС». Обратите внимание на реквизиты «Принято к учету», «Введено в эксплуатацию» и «Снято с учета». Слева от этих полей располагаются гиперссылки на соответствующие документы. Мелочь, но достаточно приятная. Эта мелочь позволяет при анализе карточки реквизитов видеть были ли какие-то изменения состояния с данным объектом. При необходимости можно открыть документы, установившие то или иное состояние.

В программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» появилась долгожданная возможность хранить сведения о дополнительных характеристиках объектов ОС. Для их хранения предназначен одноименный регистр сведений «Дополнительные характеристики ОС». Для зданий и транспортных средств в программу уже введены предопределенные дополнительные характеристики. Остальные характеристики пользователь вводит по мере необходимости.

Для объектов ОС, по которым ведется групповой учет, в карточке реквизитов автоматически появляется закладка «Список номеров». На ней отображается не только инвентарный номер, но и другие показатели: МОЛ, Подразделение, Состояние ОС и Документ. Довольно удобное свойство справочника для оперативного анализа правильности введенных об объекте ОС сведений.

Справочник «Инвентарные номера ОС».

В программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» появился справочник «Инвентарные номера ОС». Он подчинен справочнику «Учреждения» и предназначен для ведения списка инвентарных номеров ОС, НМА и НПА.

Для объектов ОС, по которым ведется индивидуальный учет справочник «Инвентарные номера» может содержать только один инвентарный номер для данного элемента справочника «Основные средства». Напротив, для одного элемента справочника «Основные средства», по которому ведется групповой учет в справочнике «Инвентарные номера» указывается количество инвентарных номеров равное количеству фактически приобретенных объектов ОС.

При необходимости можно вывести весь список инвентарных номеров объектов ОС, принадлежащих указанному в справочнике учреждению.

Обработка «Групповая печать инвентарных карточек».

В программе «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» инвентарную карточку можно распечатать только для одного выбранного объекта ОС. Напротив, в программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» обработка «Групповая печать инвентарных карточек» позволяет распечатывать инвентарные карточки для произвольного списка объектов ОС.

Справочник «Постоянно действующие комиссии».

Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) подписывается членами инвентаризационной комиссии и ее председателем. В программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» предусмотрены не только документы по инвентаризации ОС, но и справочник «Постоянно действующие комиссии». В нем можно описать произвольное количество инвентаризационных комиссий.

При оформлении документов инвентаризации достаточно щелчком по гиперссылке «Заполнить состав комиссии» вызвать справочник «Постоянно действующие комиссии» и выбрать нужную инвентаризационную комиссию. Табличная часть документа инвентаризации будет заполнена автоматически, как на рисунке.

3.3 Документы учета ОС

Остановимся на некоторых документах, которые имеются в программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8», но отсутствуют в программе «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений».

Документ «Ввод истории амортизации по ОС".

Документ «Ввод остатков ОС и НМА» содержит общую сумму накопленной амортизации за период с даты ввода объекта ОС в эксплуатацию до даты, начала учета в программе. Однако в инвентарной карточке учета основных средств, ф. 0504031, в колонках 11 и 12 должна быть отражена еще и история начисления амортизации по данному объекту ОС за все годы эксплуатации.

Для реализации этого требования в программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» предусмотрен документ «Ввод истории амортизации по ОС». Введенная документом информация используется для формирования и вывода на печать Инвентарной карточки ОС ф. 0504031.

Документ «Ввод истории переоценки НФА».

Инвентарная карточка учета основных средств, ф. 0504031, должна содержать историю переоценок объекта ОС за годы, предшествующие дате начала учета в программе. Для реализации этого требования в программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» предусмотрен документ «Ввод истории переоценки НФА». Введенная документом информация используется для формирования и вывода на печать Инвентарной карточки ОС ф. 0504031.

Документ «Изменение параметров амортизации».

В программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» при проведении документов «Ввод остатков ОС и НМА», «Принятие к учету ОС и НМА», «Безвозмездное поступление ОС и НМА» (в случае оприходования ОС сразу же на счет 101) в соответствующих регистрах сведений автоматически формируются соответствующие записи. Это следующие регистры сведений: «Параметры амортизации», «Порядок погашения стоимости» и «Расчет амортизации ОС».

Для нетипичных, редко используемых хозяйственных операций, в типовой конфигурации обычно отсутствуют соответствующие специальные документы и операции. В таких случаях бухгалтера используют универсальный документ «Операция».

К сожалению, этот документ не может делать записи в указанных выше регистрах. Редактировать их вручную программа тоже не позволяет. Для подобных ситуаций в программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» предусмотрен документ «Изменение параметров амортизации». Он позволяет записать нужные параметры амортизации.

Целесообразно документ «Изменение параметров амортизации» вводить на основании соответствующего элемента справочника «Основные средства».

Внимание. Это не опечатка. Именно на основании справочника.

Документы инвентаризации.

Серьезным недостатком программы «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» является отсутствие в ней документов по инвентаризации объектов НФА. Пользователям программы «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» доступны следующие документы инвентаризации.

• Документ «Инвентаризация ОС (НМА, НПА) на балансовых счетах».
• Документ «Инвентаризация основных средств (забалансовый учет)».

Замечательно и то, что на основании этих документов можно ввести соответствующие документы оприходования излишков ОС или списания недостающих ОС.

Документ «Ввод остатков ОС в оперативном учете».

Оперативный учет – это учет основных средств, введенных в эксплуатацию, стоимость которых не превышает 3000 рублей. Без преувеличения можно сказать, что в любом бюджетном учреждении в оперативном учете находятся многие десятки и сотни наименований, так называемых, малоценных объектов ОС. В программе «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» для этой цели применялся забалансовый счет С01 «ОС, списанные при передаче в эксплуатацию».

К сожалению, в Приказе Минфина 148н отсутствует указание, как учитывать ОС, списанные с баланса, но находящиеся в оперативном учете. Тем не менее, разработчики программы «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» предусмотрели учет таких объектов ОС на забалансовом учете. Более того, в ней имеется специальный документ «Ввод остатков ОС в оперативном учете». Как следует из его наименования, он предназначен для ввода остатков на дату, предшествующую дате начала работы с программой.

4. Учет МПЗ

Раздел учета материально-производственных запасов (МПЗ), как и учет ОС, является одним из наиболее востребованных разделов учета в бюджетном учреждении. Большое количество материалов используется, как для собственных нужд, так и в деятельности, приносящей доход. Поэтому пользователи новой программы вправе ожидать от нее максимальной степени автоматизации различных хозяйственных операций, связанных с движением МПЗ.

4.1 Общая характеристика нововведений

Общее количество документов и операций в программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» увеличилось по сравнению с программой «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений». Например, ранее журнал «Материальные запасы» содержал 11 видов документов. В новой программе в этом журнале прописано уже 20 документов. В некоторых случаях увеличение количества документов произошло за счет перераспределения хозяйственных операций.

Например, в программе «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» документ «Поступление МЗ» предназначен для отражения следующих операций.

• Приобретение у поставщика (105 - 302).
• Приобретение у поставщика, покупатель – налоговый агент (105 - 302).
• Приобретение через подотчетное лицо (105 - 208).
• Оприходование от ликвидации ОС(105 - 401.01.172).
• Оприходование излишков после инвентаризации(105 - 401.01.180).
• Безвозмездное получение(105 - 401.01.150).
• Централизованное снабжение (105 - 304.04).
• Внутриведомственное перемещение (105 - 304.04).
• Поступление со счета «Материалы в пути (от поставщика)» (105 - 107.03).
• Поступление со счета «Материалы в пути (централизованная поставка)» (105 - 107.03).
• Оприходование из научного подразделения(105 - 401.01.180).
• Поступление родительской платы материалами (105 – 205.03).

В программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» для регистрации этих операций введено три специализированных документа. Это документы «Покупка материалов», «Прочие поступления материалов» и «Оприходование материалов в пути».

Документ «Покупка материалов» предназначен для отражения только тех операций поступления, которые обусловлены покупкой материалов.

• Поступление от поставщика (10Х - 302).
• Поступление через подотчетное лицо (10Х - 208).

Документ «Прочие поступления материалов» предназначен для оформления операций по поступлению товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в учреждение на счет Х.106.04.01 или Х.105.ХХ по всем основаниям, кроме покупки.

• Централизованное снабжение (10Х - 304.04.340).
• Внутриведомственное перемещение (10Х - 304.04.340).
• Безвозмездное получение (межбюджетное) (10Х - 401.01.150).
• Безвозмездное получение (прочее) (10Х - 401.01.180).
• Поступление от ликвидации НФА (10Х - 401.01.172).
• Поступление излишков (10Х - 401.01.180).
• Из научного подразделения (10Х - 401.01.180, забалансовый счет 12).
• От демонтажа экспериментальных устройств (10Х - 401.01.180, забалансовый счет 13).
• Поступление в возмещение ущерба (10Х – 401.01.172).

Документ «Оприходование материалов в пути» Документ предназначен для оприходования поступивших материалов со счета 107.03 «Материалы в пути» на счета 105.ХХ или 106.04.

Такое перераспределение операций представляется вполне оправданным и удобным. В таблице 2 приведены обобщенные показатели функциональности программ. Проанализируем их сущность. Рассмотрим их.

Количество журналов документов.

В программе «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» предусмотрено четыре журнала для документов по учету МПЗ.

• Журнал «Материальные запасы».
• Журнал «Продукты питания».
• Журнал «Готовая продукция».
• Журнал «Бланки строгой отчетности».

В программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» предусмотрено три журнала.

• Журнал «Материальные запасы».
• Журнал «Бланки строгой отчетности».
• Журнал инвентаризации. МПЗ, БСО и НФА.

Бросается в глаза отсутствие в новой программе журналов «Продукты питания» и «Готовая продукция». Отсутствуют и соответствующие документы. Считать этот факт недостатком программы вряд ли уместно. Скорее всего, этот пробел в ближайших релизах будет восполнен. Косвенным подтверждением этого мнения является наличие в программе справочника «Общероссийский классификатор продукции».

Большая часть бюджетных учреждений не занимается деятельностью, приносящей доход. Эти учреждения могут не обращать ни какого внимания на отсутствие этих документов в программе. Они им не нужны.

Количество документов.

В программе «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» предусмотрено 21 документов, а в программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» 28 документов. Из них 7 документов являются совершенно новыми.

• Документ «Акт приемки материалов (М-7)».
• Документ «Возврат материалов от покупателя».
• Документ «Прочие поступления материалов».
• Документ «Поступление материалов прочее (в пути)».
• Документ «Инвентаризация материалов (забалансовый учет)».
• Документ «Инвентаризация материалов на счете 105».
• Документ «Инвентаризация БСО».

Количество операций.

В программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» не только увеличилось количество специализированных документов. Значительно возросло количество операций: с 44 до 60.

Справочник «Номенклатура» является основным справочником, где хранятся сведения о номенклатуре учреждения. На первый взгляд он практически ничем не отличается от соответствующего справочника программы «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений». Есть, правда, две полезных особенности, характерные для всех справочников программы «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8».

Во-первых, это возможность построения иерархической структуры справочника с любым количеством уровней вложенности. Напомним, что в типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» количество уровней вложенности не может превышать трех уровней. Это свойство позволяет пользователю построить оптимальную структуру справочника «Номенклатура».

Во-вторых, программа «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» позволяет распечатать содержимое справочника «Номенклатуры» в виде таблицы. При этом пользователю предоставлено право выводить на печать только те колонки, которые ему необходимы.

В программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» появилась возможность заполнять справочник «Классификатор единиц измерения» из поставляемого с конфигурацией общероссийского классификатора единиц измерения, ОКЕИ.

В программе «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» значения цен номенклатура необходимо вводить вручную отдельно для каждой номенклатурной позиции. В новой программе значения цен для произвольного списка номенклатуры устанавливается документом «Установка цен номенклатуры».

Остановимся на некоторых документах, которые существуют в программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8», но отсутствуют в программе «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений».

Документ «Акт приемки материалов (М-7)».

При приемке материалов у бюджетного учреждения могут возникнуть претензии к их поставщику. Эти претензии могут быть обусловлены недостачей или их ненадлежащим качеством. Подобные претензии должны оформляться по форме 0315004 «Акт о приемке материалов». Для этой цели в программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» существует документ «Акт приемки материалов (М-7)». Его целесообразно вводить на основании ранее проведенного документа поступления материалов.

Документ «Возврат материалов от покупателя».

Документ «Возврат материалов от покупателя» пригодится тем учреждениям, которые занимаются торговой деятельностью.

Документ «Поступление материалов прочее (в пути)».

Документ предназначен для оформления операций по учету отгруженных, но не поступивших в учреждение ТМЦ в рамках внутриведомственного перемещении, централизованного снабжения или безвозмездной передачи.

• Внутриведомственное перемещение (107.03 - 304.04.340).
• Безвозмездное получение (межбюджетное) (107.03 - 401.01.150).
• Безвозмездное получение (прочее) (107.03 - 401.01.180).
• Централизованное снабжение (107.03 - 304.04.340).

В программе «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» операцию «Централизованное снабжение (107.03 - 304.04.340)» можно отразить документом «Принятие к учету МЗ в пути». А вот первые три операции появились только в программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8».

Документы инвентаризации.

По крайней мере, один раз в год, перед составлением годовой бюджетной отчетности, в учреждении проводится инвентаризация. К сожалению, пользователи программы «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» лишены специальных документов, отражающих результаты проведенной инвентаризации.

В более выгодном положении находятся пользователи программы «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8». В ней только для раздела учета МПЗ имеется три документа инвентаризации.

• Документ «Инвентаризация материалов на счете 105». Предназначен для регистрации результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей, числящихся на счете 105 «Материальные запасы», по форме № 0504087 «Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов», а также для регистрации результатов инвентаризации.
• Документ «Инвентаризация материалов (забалансовый учет)». Предназначен для регистрации результатов инвентаризации материальных запасов на забалансовых счетах: 02.2, 07, 09, 12, 13.2, 22.2 и 23.
• Документ «Инвентаризация БСО». Предназначен для отражения в учете результатов проведенной инвентаризации бланков строгой отчетности. В одном документе можно отразить результаты инвентаризации бланков разных видов.

Замечательно и то, что на основании этих документов можно оприходовать выявленные излишки материальных ценностей или, наоборот, списывать выявленные недостачи.

5. Учет операций по лицевым счетам и кассе

Учет операций на лицевых счетах претерпел существенные изменения. Главным образом они связаны с новым порядком кассового обслуживания. В силу этого обстоятельства крайне трудно детально сравнивать эти разделы. Ограничимся примерами дополнительных функций, которые появились в программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8».

5.1 Справочник «Лицевые счета»

Открыв форму справочника «Лицевые счета» легко заметить четкое разделение лицевых счетов на два типа: казначейский и банковский.

• Казначейский счет. Активизация этого переключателя означает, что лицевой счет учреждению открыт в органе казначейства или в финансовом органе.
• Банковский счет. Активизация этого переключателя означает, что лицевой счет учреждению открыт в банке или в кредитной организации.

При задании типа счета на закладках «Платежные реквизиты» и «Дополнительные сведения» автоматически формируются наборы необходимых для заполнения реквизитов. По сравнению с программой «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» такой подход существенно повышает правильность заполнения справочника.

В программе «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» в списке «Вид лицевого счета» содержатся одновременно, как виды казначейский счетов, так и виды разделов казначейского счет. Такое решение, видимо, является следствием того, что разработчикам с одной стороны надо было отразить в программе требования Приказа 7н, а с другой стороны они стремились максимально сохранить привычную для пользователей форму справочника «Лицевые счета». Тем не менее, это неудобно.

Пользователи программы «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» лишены этого неудобства. На закладке «Дополнительные сведения» на сегодня предусмотрены следующие виды казначейских счетов.

• Получателя бюджетных средств, код 03.
• Администратора доходов бюджета, код 04.
• Для учета операций со средствами, поступающими во временное распоряжение учреждения, код 05.
• Администратора источников внутреннего финансирования дефицита бюджета, код 08.
• Администратора источников внешнего финансирования дефицита бюджета, код 09.

По умолчанию программа устанавливает вид счета «Получателя бюджетных средств». А вот для указания раздела казначейского счета выделена специальная таблица на закладке «Разделы лицевого счета». В ней каждый раздел лицевого счета описывается тройкой обязательных реквизитов.

• Источник средств. Нужное значение выбирается из справочника «Источники (виды) средств для исполнения обязательств».
• Код вида деятельности. Пользователь выбирает одно из трех возможных значений: 1 (Бюджет), 2 (Внебюджет) или 3 (Врем. распоряжение).
• Код раздела. Код раздела формируется автоматически.

Справочник «Источники (виды) средств для исполнения обязательств» заполнен следующими предопределенными элементами.

• Средства бюджета.
• Средства для финансирования мероприятий по оперативно-розыскной деятельности.
• Средства дополнительного бюджетного финансирования.
• Средства от приносящей доход деятельности.
• Средства, поступающие во временное распоряжение бюджетных учреждений.

Еще одним замечательным новшеством является возможность при описании лицевого счета указать первую и вторую подпись ответственных лиц, имеющих право подписывать платежные документы.

5.2 Справочник «Банковские символы»

В программе «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» при оформлении документа «Реквизиты чека» необходимо вручную указывать банковский символ. С другой стороны, документ «Расходный кассовый ордер» с операцией «Внесение средств из кассы на счет (304.05) – лицевой счет в казначействе» позволяет распечатать объявление на взнос наличными. Однако в нем не предусмотрено указание банковского символа.

В программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» в документах «Объявление на взнос наличными» и «Заявка на наличные» необходимый банковский символ выбирается из одноименного справочника «Банковские символы». Все необходимые символы в нем уже предопределены.

5.3 Документы

В программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» появилась серия документов, которые отсутствуют в программе «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений».

Документ «Заявление на закрытие лицевого счета ф.0510026».

Предназначен для формирования и печати Заявления на закрытие лицевого счета по форме 0510026.

Документ «Заявление на открытие лицевого счета ф. 0510021».

Предназначен для формирования и печати Заявления на открытие лицевого счета по форме 0510021.

Документ «Заявление на переоформление лицевого счета ф.0510025».

Предназначен для формирования и печати Заявления на переоформления лицевого счета по форме 0510025.

Документ «Запрос на выяснение принадлежности платежа».

В ряде случаев кассовые поступления, зачисленные на счета органа Федерального казначейства, могут быть отнесены к невыясненным поступлениям. Обычно это происходит, когда в платежном документе не указан или указан несуществующий КБК, отсутствует или неверно указано значение ИНН и КПП получателя и т.п.

В таких случаях ОФК с помощью системы электронного документооборота (СЭД) отправляет учреждению документ «Запрос на выяснение принадлежности платежа». При отсутствии СЭД учреждение может ввести этот документ вручную.

После уточнения реквизитов поступившего платежа на основании документа «Запрос на выяснение принадлежности платежа» учреждение формирует документ «Уведомление об уточнении вида и принадлежности платежа» и отправляет его в ОФК.

Документ «Заявка на наличные».

В обеих программах есть документ «Заявка на наличные». Из-за ограничений платформы «1С:Предприятие 7» в программе «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» разработчикам не удалось создать самодостаточный документ «Заявка на наличные». В ней такой документ можно создать только на основании ранее проведенного документа «Реквизиты чека».

Платформа «1С:Предприятие 8» предоставляет разработчикам возможность легко создавать документы с произвольным количеством табличных частей. При этом каждая таблица может обладать своей структурой. Эта возможность платформы позволила создать в программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» самодостаточный документ «Заявка на наличные». Это означает, что реквизиты чека заполняются в отдельной таблице прямо в документе «Заявка на наличные».

Документ «Инвентаризация денежных документов».

В рассматриваемых программах справочник «Денежные документы» подчинен справочнику «Виды денежных документов». Однако в программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» в справочнике «Денежные документы» появились два новых реквизита. Это «Серия» и «Номер» денежного документа.

Кроме того у пользователей новой программы появилась возможность регистрировать в базе результаты инвентаризации денежных документов с помощью одноименного документа. Предварительно документ «Инвентаризация денежных документов» программа позволяет заполнить по данным бухгалтерского учета.

Документ «Ввод остатков по денежным документам».

В отличие от программы «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» в программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» появился еще один документ. Это документ «Ввод остатков по денежным документам».

Документы по вводу любых остатков используется лишь однажды. То есть на дату, предшествующую началу ведения учета в программе. Тем не менее, полезность этого документа по праву оценят те бухгалтера, у которых активно ведется учет денежных документов.

Документ «Объявление на взнос наличными».

В программе «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» объявление на взнос наличными является печатной формой документа «Расходный кассовый ордер». С точки зрения ведения полноценного документооборота это не очень удобно. Для преодоления этого недостатка в программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» предусмотрен документ «Объявление на взнос наличными».

Остановимся на особенностях учета расчетов с контрагентами, которые появились в программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8».

Автоматический зачет авансов.

В программе «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» контроль по зачету авансов возложен на бухгалтера. С этой целью в конфигурации предусмотрено два документа. Это документы «Зачет аванса выданного» и «Зачет аванса полученного».

Пользователи программы «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» могут с облегчением вздохнуть. В ней полностью автоматизированы операции по зачету авансов, как полученных, так и выданных.

Документ «Акт сверки взаиморасчетов».

В программе «1С:Бухгалтерия 7.7 ПРОФ для бюджетных учреждений» документ вида «Акт сверки взаиморасчетов» отсутствует. А вот пользователи программы «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» с его помощью могут за любой период выполнить сверку взаиморасчетов с контрагентами.

Сверку можно производить, как по конкретному договору, так и сразу по всем договорам, заключенным с данным контрагентом. Кроме этого, сверку можно выполнить по определенному виду деятельности и по внутрибалансовому признаку.

Документ «Расчеты по возвратам».

Документ «Расчеты по возвратам» используется при следующей схеме централизованного снабжения. Учреждение-заказчик все расчеты, связанные с поставкой материальных ценностей (МЦ) своему подведомственному учреждению, ведет с поставщиком. Поставщик доставляет МЦ учреждению-получателю, минуя склад учреждения-заказчика. Необходимость ввода документа «Расчеты по возвратам» возникает в следующих случаях.

• Брак. Учреждение-получатель в момент приемки МЦ не обнаружил брака. То есть приемка МЦ произошла без претензий. Однако позже, то есть в процессе использования, был обнаружен брак МЦ. Для возврата бракованных МЦ следует оформить документ «Расчеты по возвратам».
• Возвратная тара. В момент приемки МЦ к учету была принята и возвратная тара. Для ее возврата следует оформить документ «Расчеты по возвратам».

Выводы

К сожалению, нам не удалось в этой статье рассмотреть абсолютно все аспекты программы «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения. Например, в статье не затронуты вопросы санкционирования расходов, учета НДС 8 и др. Тем не менее, информации достаточно, чтобы читатель мог сделать практически значимые для себя выводы.

Некоторые читатели, наверняка, скептически отнесутся к материалу этой статьи. Мол, у ее автора программа «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» обладает только достоинствами. А где же недостатки? Отвечу, они, конечно, имеются. Более того, напомню закон Мэрфи: «Программирование – это процесс исправления старых ошибок и создания новых». Шутка, но реальность такова, что в природе нет программы, в которой отсутствуют ошибки. Вы думаете ваш любимый Excel без ошибок? Вы просто о них ничего не знаете и счастливы.

Наличие в программе ошибок это не повод для ее отвержения. Главное то, что программа «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» сегодня – это работоспособный и надежный инструмент бухгалтера бюджетного учреждения.

Особо дотошные читатели могут начать загибать пальцы, указывая на отсутствие тех или иных документов. Например, указать на отсутствие в программе документа «Аккредитив». Что можно на это ответить. Даже самый лучший костюм человек все равно примеряет на себя. Принимая решение о приобретение программы «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» поговорите со специалистом. Расскажите ему, какие операции для вас наиболее актуальны. Он ответит, как их можно отразить в программе. Что касается упомянутого документа «Аккредитив», то коммерческие организации достаточно редко применяют его.

И еще один момент. Совершенно нецелесообразно ждать того момента, когда программа «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» станет функционально полной, насыщенной. Как только наступит этот момент, фирма 1с, скорее всего, разработает очередную, какую-нибудь 10-ю платформу.